Dateiverwaltung & Zusammenarbeit nach dem Umstieg vom Fileserver auf Microsoft Teams

Der Umstieg vom klassischen Fileserver auf Microsoft Teams (in Verbindung mit SharePoint und OneDrive) bringt grundlegende Veränderungen in der Art, wie Dateien gespeichert, organisiert und gemeinsam genutzt werden. Diese Anleitung zeigt die wichtigsten Aspekte, die Nutzer für den erfolgreichen Einstieg kennen sollten.

1. Unterschied zwischen Fileserver und Teams/SharePoint

Fileserver (z. B. Netzlaufwerk):

Klassische Ordnerstruktur (\Server\Abteilung\Projekt...)
Zugriff über Laufwerksbuchstaben (z. B. H:, S:)
Dateisperre bei Bearbeitung durch andere Benutzer
Kein integriertes Rechtemanagement für einzelne Dateien

Microsoft Teams & SharePoint:

Dateien liegen in Teams-Kanälen, technisch in SharePoint Online
Jeder Kanal hat einen eigenen "Dateien"-Bereich (Ordnerstruktur pro Kanal)
Gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit möglich (Co-Authoring)
Rechte basieren auf Teammitgliedschaft und ggf. Kanalberechtigungen
Versionierung automatisch aktiv

Fazit: Die Dateiablage ist nicht mehr zentral nach Abteilungen organisiert, sondern nach Teams und Projekten strukturiert.

2. Strukturierung von Teams und Kanälen statt Ordnern

Empfehlung:

Teams bilden Organisationseinheiten oder Projekte ab (z. B. "Marketing", "Bauprojekt XY")
Kanäle bilden Unterthemen oder Arbeitsbereiche ab (z. B. "Grafik", "Kampagnen")

Ordner in Kanälen sind weiterhin möglich, sollten aber flach gehalten werden.

Beispiel:

Team: Kundenteam Müller
- Kanal: Vertrieb → Dateien wie Angebote, Preislisten
- Kanal: Projektabwicklung → Dateien wie Baupläne, Termine

Tipp: Nutzen Sie sprechende Dateinamen und Ordnerbeschriftungen, um die Navigation zu erleichtern.

3. Dateien finden statt Pfade merken

In SharePoint und Teams müssen Sie sich nicht mehr an Pfade erinnern. Nutzen Sie stattdessen:

🔍 Suchfunktion in Teams oder SharePoint (inkl. Dateiinhalte!)
Filter nach Dateiart, Autor, Änderungsdatum
Favoriten/Zuletzt verwendet zur schnellen Wiederverwendung

Tipp: Verwenden Sie @Erwähnungen oder Nachrichten mit Dateilinks in Teams, um andere gezielt auf Dokumente aufmerksam zu machen.

4. Gleichzeitige Bearbeitung (Co-Authoring)

Ein großer Vorteil der Cloud: Mehrere Personen können gleichzeitig an einer Datei arbeiten.

Was Sie sehen:

Farbige Cursormarkierungen
Live-Änderungen in Echtzeit
Namen der aktiven Bearbeiter oben rechts

Wichtig:

Dies funktioniert nur mit Office-Dateien (Word, Excel, PowerPoint)
Bei Bearbeitung in der Desktop-App wird ebenfalls synchronisiert

Tipp: Es ist keine Dateisperre nötig, Abstimmungen per E-Mail entfallen weitgehend.

5. Richtig freigeben (intern & extern)

Interne Freigabe:

Standard: Mitglieder eines Teams haben Zugriff auf alle Dateien im Kanal
Einzelne Dateien oder Ordner können per Link an Teamkollegen geteilt werden (Rechte beachten!)

Externe Freigabe:

Möglich über OneDrive oder über Freigabe an Gäste im Team (wenn freigegeben durch die IT)
Zugriff kann auf "Nur anzeigen" oder "Bearbeiten" beschränkt werden
Freigabeprotokoll einsehbar in SharePoint

Tipp: Vermeiden Sie das Teilen über private OneDrive-Links für Teamdateien – lieber direkt im Teams-Kanal arbeiten.

6. Versionierung & Wiederherstellung

Alle Dateien in Teams/SharePoint haben eine automatische Versionierung.

Vorteile:

Frühere Bearbeitungsstände wiederherstellbar
Änderungen nachvollziehbar (wer, wann, was)

So funktioniert's:

Rechtsklick auf Datei > "Versionen anzeigen"
Frühere Version anzeigen oder wiederherstellen

Hinweis: Diese Funktion ersetzt die klassische Dateikopie auf dem Fileserver (_V1, _final, _neu).

7. OneDrive vs. SharePoint vs. Teams

Teams:

Dateien in einem Kanal = gemeinsame Teamdateien (liegen in SharePoint)

SharePoint:

Technisches Backend für Teams-Dateien
Auch für eigenständige Teamseiten, Intranet-Bereiche usw.

OneDrive:

Persönlicher Cloudspeicher jedes Benutzers
Für persönliche Notizen, Arbeitsdateien, temporäre Daten
Dateien können bei Bedarf freigegeben werden (Achtung bei Verwechslung mit Teamdateien!)

Fazit

Die Cloud-basierte Dateiverwaltung in Microsoft Teams erfordert ein Umdenken: von Ordnern und Zugriffsrechten hin zu Zusammenarbeit, Rollen und Kontext. Mit ein wenig Gewöhnung entfalten sich erhebliche Vorteile in Effizienz, Transparenz und Flexibilität.