Technische Funktionen & Datei-Handling in Microsoft Teams

🔧 Technische Funktionen & Datei-Handling in Microsoft Teams

Dieses Dokument erklärt technische Aspekte rund um die Dateiverwaltung in Microsoft Teams (bzw. SharePoint und OneDrive) aus Anwendersicht. Im Fokus stehen Synchronisation, Dateiwiederherstellung, Konflikte und Offline-Verfügbarkeit.

1. Wie kann ich Teams-Dateien im Windows-Explorer einbinden (Synchronisation)?

Die Dateien eines Teams (bzw. eines Kanals) werden technisch in SharePoint Online gespeichert. Sie können diese Daten mit Ihrem Windows-Explorer synchronisieren, um sie wie lokale Ordner zu verwenden.

Vorgehen:

1. Öffnen Sie Microsoft Teams und gehen Sie in den gewünschten Kanal.
2. Klicken Sie im Reiter „Dateien“ oben rechts auf „In SharePoint öffnen“.
3. Es öffnet sich der Browser. Klicken Sie dort auf „Synchronisieren“ (oben in der Menüleiste).
4. Die OneDrive-App wird gestartet (wenn installiert) und synchronisiert den Ordner mit dem Windows-Explorer.

Ergebnis:

• Die Dateien erscheinen im Explorer unter: OneDrive - <Firmenname> oder SharePoint .
• Änderungen werden automatisch mit der Cloud synchronisiert.

Wichtig:

• Dateien sollten nicht ohne Grund verschoben oder gelöscht werden – Änderungen wirken sich auf alle Teammitglieder aus.
• Nur freigegebene Kanäle (Standard oder geteilt) können synchronisiert werden. Private Kanäle benötigen eigene Schritte.

2. Was passiert mit gelöschten Dateien und wie kann ich sie wiederherstellen?

Wenn Sie eine Datei in Teams (bzw. SharePoint) löschen, landet sie zunächst im Papierkorb der SharePoint-Seite.

Zugriff auf den Papierkorb:

1. Klicken Sie in Teams auf "In SharePoint öffnen" im Dateibereich.
2. In der linken Seitenleiste von SharePoint finden Sie den „Papierkorb“.
3. Dort können Sie gelöschte Dateien wiederherstellen oder endgültig löschen.

3. Wie funktioniert der Papierkorb in SharePoint (zwei Stufen)?

SharePoint verfügt über einen zweistufigen Papierkorb:

• Stufe 1:
  • Nutzerlösungen (z. B. versehentliches Löschen durch Sie selbst)

  • Wiederherstellung innerhalb von 93 Tagen möglich

    Stufe 2:

  • Nach Ablauf oder manuellem Entfernen aus Stufe 1
  • Nur von Website-Administratoren einsehbar
  • Zugriff über "Papierkorb" → ganz unten auf „Papierkorb der Website-Sammlung anzeigen“

Hinweis: Gelöschte Dateien werden nicht lokal in den Windows-Papierkorb verschoben, sondern ausschließlich in der Cloud verwaltet.

4. Was tun bei Datei-Sperren oder Bearbeitungskonflikten?

Typische Ursachen:

• Zwei Nutzer öffnen die Datei gleichzeitig in verschiedenen Bearbeitungsmodi.
• Die Datei wird lokal bearbeitet, während sie sich in der Cloud verändert.
• Netzwerkprobleme verhindern die saubere Synchronisation.

Lösungen:

• Überprüfen Sie, ob die Datei noch in einem Office-Programm geöffnet ist und schließen Sie sie ggf.
• Aktualisieren Sie die OneDrive-Synchronisation (Rechtsklick auf OneDrive > „Synchronisieren“).
• Bei Konfliktmeldungen: Öffnen Sie beide Versionen und speichern Sie Ihre Änderungen unter neuem Namen.

Tipp:

• Arbeiten Sie möglichst immer online oder in der Desktop-App mit aktiver Cloudverbindung.
• Vermeiden Sie es, Dateien per Windows-Explorer zu verschieben.

5. Offline arbeiten mit synchronisierten Ordnern

Mit der OneDrive-Synchronisation können Sie Teams-Dateien auch ohne Internetverbindung bearbeiten.

So geht’s:

• Synchronisierte Ordner werden lokal zwischengespeichert.
• Dateien können offline geöffnet und bearbeitet werden.
• Beim nächsten Online-Zugriff erfolgt die automatische Synchronisation mit der Cloud.

Achten Sie auf:

• Die Datei wird als „Offline verfügbar“ markiert (grünes Symbol).
• Synchronisationskonflikte werden beim Reconnect angezeigt.

Tipp:

• Aktivieren Sie gezielt nur Ordner für die Offlineverfügbarkeit, die Sie unterwegs benötigen (Rechtsklick > „Immer behalten auf diesem Gerät“).

Fazit

Das Dateisystem in Teams (SharePoint) bietet viele Vorteile gegenüber klassischen Netzlaufwerken – darunter Versionierung, Echtzeit-Zusammenarbeit und ortsunabhängigen Zugriff. Bei richtiger Nutzung sind auch Offline-Arbeit und Wiederherstellung gelöschter Daten kein Problem.