Arbeiten nach dem Umstieg auf Microsoft Teams
đź’ˇ Organisatorisch & Schulungsbezogen: Arbeiten nach dem Umstieg auf Microsoft Teams
Der Wechsel von klassischen Fileserver-Strukturen zu Microsoft Teams mit SharePoint und OneDrive verändert nicht nur die Technik, sondern auch die Arbeitsweise. Dieses Dokument beleuchtet zentrale Änderungen im Alltag und gibt praktische Empfehlungen zur Ablage- und Benennungsstrategie.
1. Was ändert sich für mich durch den Umstieg? (Vergleichstabelle Alt vs. Neu)
| Thema | Vorher: Fileserver | Nachher: Microsoft Teams/SharePoint |
|---|---|---|
| Zugriff | Netzlaufwerk (z. B. H:, S:) | Teams-App, Webbrowser, OneDrive-Explorerintegration |
| Struktur | Ordner-/Unterordner-Tiefe | Teams > Kanäle > flache Ordnerstruktur |
| Dateisperre | Datei gesperrt bei Bearbeitung durch anderen | Gleichzeitige Bearbeitung (Co-Authoring) |
| Suche | Nach Pfad oder Dateiname | Volltextsuche ĂĽber Inhalte, Autor, Zeitstempel etc. |
| Freigaben | Nur ĂĽber Netzrechte, meist zentral geregelt | Individuelle Dateifreigaben intern & extern (kontrollierbar) |
| Versionierung | Manuelle Kopien (_final, _V1, _alt) | Automatische Versionierung, Wiederherstellung per Klick |
| Zugriffsrechte | NTFS-Rechte ĂĽber Gruppen | Teammitgliedschaften, Kanalberechtigungen |
| Mobiler Zugriff | Umständlich per VPN oder Terminalserver | Direkter Zugriff per App oder Browser weltweit |
| Sicherung & Wiederherstellung | Durch zentrale IT, oft verzögert | Nutzerseitige Wiederherstellung möglich (Papierkorb, Versionen) |
Fazit:
- Die Zusammenarbeit wird flexibler, transparenter und mobiler.
- Technisches Verständnis ersetzt teilweise die alte Hierarchietiefe.
2. Do’s & Don’ts bei der Ablage und Benennung von Dateien in der Cloud
✅ Do’s – Gute Praktiken:
- Sprechende Dateinamen verwenden:
Beispiel:
Projektplan_Mueller_2024.xlsxstattneu.xlsxDatum im Dateinamen strukturieren (YYYY-MM-DD):
Beispiel:
Angebot_Mueller_2024-06-01.pdfOrdner logisch nach Thema/Projekt/Prozess statt nach Person benennen
- Beispiel:
Vertrieb/AngebotestattMax_Mustermann/Angebote
Kurze, präzise Namen vermeiden Probleme bei Verlinkung und Synchronisation
Verwenden Sie Tags im Dateinamen fĂĽr Wiederauffindbarkeit:
- z. B.
Entwurf,Final,Freigabe
- z. B.
- Regelmäßig alte oder nicht mehr benötigte Dateien archivieren oder löschen
❌ Don’ts – Vermeiden Sie:
- Keine Leerzeichen & Sonderzeichen im Dateinamen:
- Besser:
Unternehmen_MuellerstattUnternehmen MĂĽller #2024
- Besser:
Vermeiden Sie tief verschachtelte Ordnerstrukturen – lieber Teams & Kanäle nutzen
Keine doppelten oder kryptischen Dateinamen wie:
Kopie_neu_neu(1).docxoderX1gh7_korrigiert_FINAL_FINAL2.xlsx
- Keine privaten Dateien im Team-Kanal ablegen – dafür ist OneDrive da
- Keine Dateien ohne Kontext freigeben – Link mit Erklärung oder Teams-Nachricht senden
Empfehlung fĂĽr die Schulung
- Schulungen sollten sowohl technische Bedienung (Teams, SharePoint, OneDrive) als auch organisatorische Richtlinien abdecken.
- Am besten mit Praxisbeispielen: „Wie finde ich Dateien wieder?“, „Was mache ich bei Versionskonflikten?“