Umgang mit Gästen in Microsoft Teams: Richtlinien, Technik und Sicherheitsaspekte

🛡️ Umgang mit Gästen in Microsoft Teams: Richtlinien, Technik und Sicherheitsaspekte

Der Umgang mit Gästen in Microsoft Teams erfordert eine durchdachte Kombination aus organisatorischen Vorgaben, technischen Kontrollmechanismen und einem hohen Maß an Sicherheitsbewusstsein. Ohne klare Regeln können externe Benutzer unbeabsichtigt Zugriff auf vertrauliche Informationen erhalten oder Risiken für die Integrität des gesamten Systems darstellen. Dieses Dokument liefert eine umfassende Anleitung, um den Gastzugang sicher und nachvollziehbar zu gestalten.

1. Was sind "Gäste" in Microsoft Teams?

Ein Gast ist eine externe Person außerhalb der eigenen Organisation, die durch eine Einladung temporär Zugriff auf bestimmte Inhalte innerhalb von Microsoft Teams erhält. Gäste benötigen keine Microsoft 365-Lizenz im eigenen Tenant, sondern nutzen ein speziell gekennzeichnetes Gastkonto.

Typische Beispiele für Gäste:

Externe Projektpartner
Freelancer und Berater
Kundenmitarbeitende mit direkter Projektbeteiligung

Merkmale eines Gastzugangs:

Eingeschränkte Sichtbarkeit: Gäste sehen nur das, wozu sie eingeladen wurden.
Getrennte Benutzerkennung (z. B. #EXT# -Suffix in AAD)
Keine globalen Suchrechte über den gesamten Tenant

2. Organisatorische Richtlinien für Gäste

Verpflichtende Regeln:

Das Einladen von Gästen erfolgt ausschließlich durch autorisierte Administratoren oder speziell geschulte Team-Owner.
Jede Einladung ist vorab durch den Vorgesetzten bzw. die Geschäftsführung (GF) schriftlich oder digital zu genehmigen.
Gäste dürfen niemals Zugriff auf interne, sicherheitsrelevante oder personenbezogene Daten erhalten. Teams mit Inhalten aus Bereichen wie Personalwesen, Finanzen, Management oder Rechtsabteilung sind für externe Benutzer grundsätzlich tabu.

Verfahren bei Einladungen:

Einladung nur nach dokumentierter Zustimmung (z. B. Ticket, E-Mail mit Freigabe)
Zuordnung zu einem dafür eingerichteten, separaten Team (z. B. „Projekt XY – extern“)
Nach Projektabschluss ist der Zugang zeitnah zu entziehen oder zu deaktivieren

Wiederkehrende Prüfungen:

Die IT sollte alle 90 Tage eine manuelle oder automatische Kontrolle aller aktiven Gastkonten durchführen.
Ungenutzte oder verwaiste Gastzugänge sind zu entfernen.

Verboten:

Öffentliche Team-Einladungslinks („Jeder mit dem Link kann beitreten“)
Mehrfachzugänge ohne Freigabeprozesse

3. Technischer Ablauf beim Einladen eines Gasts

So funktioniert die Einladung:

Der berechtigte Administrator fügt die externe E-Mail-Adresse als neues Mitglied in einem Team hinzu.
Der eingeladene Gast erhält eine E-Mail mit einem Beitrittslink.
Beim erstmaligen Zugriff wird automatisch ein Gastbenutzer im Azure Active Directory (AAD) der Organisation angelegt.
Ist Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) für Gäste aktiv, wird diese beim Login verlangt (z. B. SMS-Code, App-Bestätigung).
Der Zugriff beschränkt sich ausschließlich auf freigegebene Inhalte (Team, Kanal, Dateien).

Technische Details:

Gäste werden im AAD unter ihrer externen E-Mail mit dem Zusatz #EXT# geführt.
Gastbenutzer besitzen keine Exchange-Postfächer, keinen Zugriff auf interne Yammer- oder Viva-Komponenten.
Der Zugriff erfolgt in der Regel über die Teams-App oder den Browser; Mobile Apps sind ebenfalls möglich.

Verwaltung durch Admins:

Im Microsoft 365 Admin Center lassen sich Gasteinladungen, MFA-Zustand und letzte Aktivität einsehen.
Mit Azure AD Access Reviews können regelmäßige Bewertungen und automatische Entfernungen eingerichtet werden.

4. Sicherheit und Risiken bei Gästen

Herausforderungen:

Gäste können Dateien weiterleiten oder speichern, sofern der Zugriff nicht beschränkt ist.
Unzureichende Trennung interner und externer Bereiche führt zu Datenpannen.
Einmal eingeladene Gäste bleiben ohne Kontrolle dauerhaft im AAD bestehen.
Fehlende MFA erhöht das Risiko unbefugter Zugriffe erheblich.

Risiken durch menschliches Fehlverhalten:

Versehentliche Dateiablage im falschen Kanal
Ungesicherte Freigabelinks
Mangelndes Bewusstsein für den Unterschied zwischen „Mitglied“ und „Gast“

Empfohlene Sicherheitsmaßnahmen:

Verpflichtende MFA für alle Gäste (per Richtlinie im Azure AD)
Einschränkung von Gästeaktionen über Teams-Richtlinien und SharePoint-Einstellungen
Data Loss Prevention (DLP) aktivieren, um Downloads oder Weiterleitungen zu blockieren
Audit-Logs und Compliance Center zur Nachvollziehbarkeit von Aktivitäten nutzen

5. Best Practices für den Umgang mit Gästen

✅ Verwenden Sie eigene Teams für die externe Zusammenarbeit, getrennt von internen Teams

✅ Stellen Sie sicher, dass jede Gasteinladung begründet, genehmigt und dokumentiert ist

✅ Führen Sie regelmäßige Reviews durch: Wer hat Zugriff? Wird der Zugriff noch benötigt?

✅ Begrenzen Sie Gastrechte über Teams-Policies, z. B. keine privaten Kanäle, kein Gast-Chat

✅ Aktivieren Sie Benachrichtigungen bei Dateiaktivitäten in sensiblen Bereichen

❌ Keine Gasteinladungen ohne Genehmigung durch IT oder Vorgesetzte

❌ Keine unbeschränkten Freigabelinks außerhalb von kontrollierten Umgebungen

❌ Keine Gastzugriffe auf SharePoint-Sites ohne dediziertes Teamkonzept

❌ Keine sensiblen Daten (Personal, Recht, Strategie) in geteilten Teams mit externen Personen

Fazit

Der Einsatz von Gästen in Microsoft Teams bietet viele Vorteile für die standort- und organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Gleichzeitig erfordert er klare Regeln, technische Kontrollmechanismen und einen verantwortungsvollen Umgang aller Beteiligten. Nur so lassen sich Datenschutz, Vertraulichkeit und Integrität der Unternehmensdaten dauerhaft sicherstellen.

Fragen zur sicheren Gasteinladung oder Unterstützung bei der Umsetzung? Kontaktieren Sie IT Consulting Cologne: info@itconsulting.cologne