Erweiterte Dateiverwaltung in Microsoft Teams & SharePoint – einfach erklärt

📁 Erweiterte Dateiverwaltung in Microsoft Teams & SharePoint – einfach erklärt

Diese Anleitung richtet sich an alle Anwender:innen, die regelmäßig mit Dateien in Microsoft Teams und SharePoint arbeiten. Sie erklärt drei wichtige Funktionen zur sicheren und kontrollierten Dateiablage – verständlich und praxisnah.

1. Was bedeutet „Check-in / Check-out“ in SharePoint?

Check-out: Sie "reservieren" eine Datei zur Bearbeitung. Nur Sie können Änderungen vornehmen, bis Sie die Datei wieder einchecken.

Check-in: Sie geben die Datei wieder für andere frei. Ihre Änderungen werden veröffentlicht und für alle sichtbar.

Wann ist das sinnvoll?

Bei wichtigen Dokumenten, die nicht gleichzeitig von mehreren Personen bearbeitet werden sollen (z. B. Verträge, Vorlagen).
Wenn Sie mehrere Änderungen machen möchten, aber erst am Ende veröffentlichen wollen.
In Bibliotheken, die so konfiguriert sind, dass der Check-out vor Bearbeitung notwendig ist.

Wie funktioniert das?

Rechtsklick auf die Datei > "Auschecken"
Bearbeitung starten (Teams, Browser oder App)
Nach der Bearbeitung > Rechtsklick > "Einchecken"

Tipp: Wenn Sie vergessen, wieder einzuchecken, kann niemand anderes die Datei bearbeiten.

2. Versionierung verstehen und effektiv nutzen

SharePoint und Teams speichern automatisch jede Änderung an einer Datei als neue Version. Das bedeutet:

Keine Sorge mehr vor dem "Überschreiben" wichtiger Inhalte.
Frühere Versionen können jederzeit wiederhergestellt werden.

So greifen Sie auf ältere Versionen zu:

Rechtsklick auf die Datei > "Versionen anzeigen"
Eine Liste mit Datum, Bearbeiter und Beschreibung erscheint
Klicken Sie auf "Wiederherstellen", um eine ältere Version aktiv zu machen

Wann ist das nützlich?

Wenn ein Fehler gemacht wurde
Wenn man den vorherigen Stand eines Dokuments braucht
Zur Nachvollziehbarkeit, wer wann was geändert hat

Gut zu wissen:

Versionierung funktioniert nur in SharePoint-basierten Teams-Dateibereichen
Die Anzahl der gespeicherten Versionen kann durch die IT begrenzt sein

3. Dateien archivieren oder dauerhaft löschen – richtig gemacht

Archivieren:

Archivieren bedeutet: Die Datei wird nicht gelöscht, sondern in einen eigenen Bereich oder Ordner verschoben, in dem sie nicht mehr aktiv bearbeitet wird.
Nutzen Sie dafür z. B. einen Ordner mit dem Namen "Archiv 2023" innerhalb Ihrer Teams-Dateien.
So bleiben Dateien erhalten, stören aber nicht mehr im Tagesgeschäft.

Löschen:

Wird eine Datei gelöscht, landet sie im Papierkorb von SharePoint (nicht auf Ihrem Windows-Papierkorb!).
Die Datei bleibt dort 93 Tage lang wiederherstellbar – erst danach ist sie endgültig gelöscht.

So löschen Sie sicher:

Datei auswählen > Rechtsklick > "Löschen"
Wenn gewünscht: Auch im SharePoint-Papierkorb endgültig löschen

Tipp: Löschen Sie nie leichtfertig Dateien aus einem Team. Besser: Vorher Rücksprache mit Kolleg:innen halten oder archivieren.

Fazit

Check-in / Check-out hilft bei kontrollierter Bearbeitung
Versionierung schützt vor Datenverlust
Archivieren statt löschen hält Ihre Arbeitsbereiche sauber

Bei Fragen zur erweiterten Dateiverwaltung hilft Ihnen IT Consulting Cologne: info@itconsulting.cologne