Kommunikation in Microsoft Teams: @Erwähnungen, Kanalnachrichten und Formatierungen richtig nutzen

💬 Kommunikation in Microsoft Teams: @Erwähnungen, Kanalnachrichten und Formatierungen richtig nutzen

Microsoft Teams bietet verschiedene Möglichkeiten zur effektiven Kommunikation – innerhalb von Kanälen, Chats oder beim Teilen von Informationen mit mehreren Personen. Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie mit einfachen Mitteln präzise, sichtbare und professionelle Nachrichten verfassen.

1. @Erwähnungen – gezielt Personen oder Gruppen ansprechen

Was ist eine @Erwähnung?

Eine @Erwähnung hebt eine Person, ein Team oder eine Gruppe hervor und sorgt dafür, dass diese gezielt benachrichtigt wird.

So funktioniert's:

Tippen Sie @Name (z. B. @Max Mustermann ) in Ihre Nachricht.
Vorschläge erscheinen automatisch – auswählen und fertig.
Die erwähnte Person erhält eine Benachrichtigung.

Arten von Erwähnungen:

@Person : gezielte Ansprache einer einzelnen Person
@Team : Benachrichtigt alle Mitglieder eines Teams (nur für Besitzer)
@Kanal : Benachrichtigt alle, die diesem Kanal folgen
@Gruppe : (falls durch die IT definiert, z. B. „@Vertriebsteam“)

Best Practice:

✅ @Erwähnungen nur verwenden, wenn eine konkrete Reaktion oder Info notwendig ist

❌ Nicht inflationär verwenden – sonst gewöhnt sich niemand mehr daran

2. Kanalnachrichten sinnvoll nutzen

Unterschied zu Chat:

Nachrichten in einem Kanal sind für das ganze Team sichtbar.
Ideal für Projektdiskussionen, Ankündigungen, Rückfragen im Arbeitskontext.

So verfassen Sie eine gut strukturierte Nachricht:

Gehen Sie in den gewünschten Kanal.
Klicken Sie unter "Neue Unterhaltung" auf „Formatieren“ (das A-Symbol mit Stift).
Geben Sie einen Betreff ein (macht die Nachricht auffindbarer).
Schreiben Sie die Nachricht – klar, strukturiert, ggf. mit Absätzen oder Listen.

Tipp: Aktivieren Sie beim Verfassen „Wichtige Nachricht“, um sicherzustellen, dass alle benachrichtigt werden.

Kanalnachrichten eignen sich für:

Projektabsprachen
Besprechungsankündigungen
Datei-Reviews (inkl. Verlinkung zu Datei)

3. Formatierungsmöglichkeiten für mehr Übersicht

Nutzen Sie die Formatierungsfunktionen, um wichtige Inhalte hervorzuheben und die Lesbarkeit zu verbessern.

Funktionen (über „Formatieren“):

Fett, Kursiv, Unterstrichen: für Hervorhebungen
Aufzählung, Nummerierung: für Listen und Schritte
Zitat: für Antwort auf konkrete Aussagen
Link einfügen: für saubere URLs statt langer Adressen
Trennlinien: um Abschnitte zu unterteilen

Tipp: Nutzen Sie die Betreffzeile und strukturieren Sie längere Nachrichten in Absätze.

Beispiele für gute Kommunikation

❌ Beispiel für eine unklare Nachricht:

"Ich brauche das bis morgen."

✅ Besser formuliert:

"@Lena Matis Könntest du bitte das aktualisierte Budgetdokument bis morgen (Mi, 12:00 Uhr) hochladen? Danke!"

Fazit

Verwenden Sie @Erwähnungen bewusst und gezielt.
Kanalnachrichten mit Betreff und Formatierungen erhöhen die Verständlichkeit.
Eine klare, strukturierte Kommunikation spart Rückfragen und Missverständnisse.

Für Schulungen zur Teamkommunikation oder Hilfe bei der Umstellung: IT Consulting Cologne – info@itconsulting.cologne