Microsoft Teams - FAQ
✨ Allgemein Microsoft 365 & Teams
1. Wie ändere ich mein Profilbild in Teams?
- Klicken Sie oben rechts in Microsoft Teams auf Ihr Profilbild oder Ihre Initialen.
- Wählen Sie "Bild ändern" aus.
- Laden Sie ein neues Bild hoch und speichern Sie die Änderung.
2. Wie richte ich die Abwesenheitsnotiz in Outlook ein (automatische Antworten)?
- Öffnen Sie Outlook.
- Gehen Sie zu "Datei" → "Automatische Antworten (Abwesenheitsnotiz)".
- Aktivieren Sie "Automatische Antworten senden" und geben Sie Ihre Nachricht ein.
- Optional können Sie verschiedene Texte für interne und externe Kontakte definieren.
3. Wie kann ich in Teams zwischen mehreren Organisationen wechseln?
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild.
- Wählen Sie unter "Organisationen" die gewünschte Organisation aus.
- Der Wechsel erfolgt automatisch.
4. Wie suche ich effizient nach Dateien in Teams oder SharePoint?
- Nutzen Sie die Suchleiste oben in Teams.
- Verwenden Sie Suchbegriffe oder Filter (z. B. "Dateityp:PDF", "von:").
- In SharePoint können Sie auch innerhalb von Dokumentenbibliotheken nach Schlagwörtern filtern.
5. Wie finde ich heraus, mit wem ich eine Datei geteilt habe?
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei in OneDrive oder SharePoint.
- Wählen Sie "Details" oder "Zugriffsverwaltung".
- Dort sehen Sie die Liste der Personen mit Zugriff.
💬 Kommunikation & Zusammenarbeit
6. Wie erstelle ich ein neues Team oder einen privaten Kanal?
- Klicken Sie unten links in Teams auf "Teams" > "Team beitreten oder erstellen".
- Wählen Sie "Team erstellen" > "Von Grund auf neu" > „Privat“ oder „Öffentlich“.
- Um einen privaten Kanal zu erstellen, klicken Sie in einem bestehenden Team auf "Weitere Optionen" > "Kanal hinzufügen" > "Privat".
7. Wie lade ich externe Gäste in ein Team ein (mit Genehmigung durch GF)?
- Nur Administratoren oder Team-Owner dürfen Gäste einladen.
- Wechseln Sie zu den Team-Einstellungen > "Mitglied hinzufügen" > geben Sie die E-Mail-Adresse des Gastes ein.
- Die Einladung muss ggf. vorher durch die Geschäftsführung (GF) freigegeben werden.
8. Wie starte ich eine Videokonferenz in Teams und teile meinen Bildschirm?
- Klicken Sie auf "Kalender" > "Neue Besprechung" oder "Jetzt treffen".
- Während der Besprechung klicken Sie auf das Bildschirmfreigabe-Symbol.
- Wählen Sie aus, ob Sie einen Bildschirm, ein Fenster oder eine PowerPoint-Datei teilen wollen.
9. Wie stelle ich Benachrichtigungen in Teams sinnvoll ein?
- Klicken Sie oben rechts auf Ihr Profilbild > "Einstellungen" > "Benachrichtigungen".
- Passen Sie dort individuell an, bei welchen Aktivitäten Sie benachrichtigt werden möchten.
10. Wie kann ich im Chat auf Nachrichten direkt antworten oder zitieren?
- Fahren Sie mit der Maus über die Nachricht > klicken Sie auf "Weitere Optionen" (drei Punkte) > "Antworten" oder "Zitat".
📁 Dateiverwaltung & OneDrive
11. Wie gebe ich eine Datei oder einen Ordner in OneDrive sicher frei?
- Rechtsklick auf die Datei > "Teilen".
- Wählen Sie "Bestimmte Personen" aus, um den Zugriff einzuschränken.
- Tragen Sie die E-Mail-Adressen ein und klicken Sie auf "Senden".
12. Wie kann ich eine frühere Version einer Datei wiederherstellen?
- Rechtsklick auf die Datei in OneDrive oder SharePoint > "Versionen anzeigen".
- Wählen Sie die gewünschte Version aus und klicken Sie auf "Wiederherstellen".
13. Wie lade ich Dateien in einen Teams-Kanal hoch und verwalte diese?
- Gehen Sie in den Reiter "Dateien" eines Teams-Kanals.
- Klicken Sie auf "Hochladen" oder ziehen Sie Dateien direkt in das Fenster.
14. Wie verwalte ich meinen OneDrive-Speicherplatz und lösche nicht benötigte Daten?
- Öffnen Sie https://onedrive.live.com.
- Sortieren Sie nach Größe oder Datum.
- Löschen Sie große oder veraltete Dateien, um Speicherplatz freizugeben.
📅 Outlook & Kalender
15. Wie plane ich eine Besprechung mit Teams-Verknüpfung über Outlook?
- Klicken Sie in Outlook auf "Neue Besprechung".
- Aktivieren Sie "Teams-Besprechung".
- Fügen Sie Teilnehmer und Uhrzeit hinzu und senden Sie die Einladung.
16. Wie teile ich meinen Kalender mit Kollegen?
- In Outlook: Wechseln Sie zum Kalender.
- Klicken Sie auf "Kalender freigeben".
- Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein und wählen Sie die Berechtigungen.
17. Wie stelle ich eine tägliche oder wöchentliche Erinnerung ein?
- Erstellen Sie einen Termin oder eine Aufgabe.
- Aktivieren Sie die Wiederholung (täglich/wöchentlich).
- Stellen Sie den Erinnerungston entsprechend ein.
🔒 Sicherheit & Compliance
18. Wie erkenne ich Phishing-Mails und melde diese richtig?
- Achten Sie auf: ungewohnte Absender, Rechtschreibfehler, verdächtige Links.
- Leiten Sie die Mail an Ihre IT-Abteilung oder melden Sie sie in Outlook über "Phishing melden".
19. Wie melde ich ein verlorenes Gerät in Microsoft 365?
- Melden Sie sich in https://security.microsoft.com an.
- Wechseln Sie zu "Geräte" > wählen Sie das betroffene Gerät > "Fernlöschung" starten.
- Informieren Sie sofort Ihre IT-Abteilung.
20. Wie ändere ich mein Microsoft-Kennwort oder setze es zurück?
- Gehen Sie auf https://myaccount.microsoft.com.
- Wählen Sie "Kennwort ändern".
- Folgen Sie den Anweisungen zur Verifizierung.
🛠️ Technische Einstellungen
21. Wie installiere ich Microsoft 365 auf meinem privaten Gerät?
- Gehen Sie auf https://portal.office.com.
- Melden Sie sich mit Ihrem Firmenkonto an.
- Klicken Sie oben rechts auf "Office installieren".
22. Wie kann ich Teams oder OneDrive bei Problemen zurücksetzen?
- Schließen Sie die App.
- Drücken Sie
Win + R
, geben Sie%appdata%\Microsoft\Teams
ein > löschen Sie den Ordnerinhalt. - Starten Sie Teams neu.
- Bei OneDrive: Beenden Sie den Client über die Taskleiste und starten Sie ihn neu.
23. Wie richte ich Mehr-Faktor-Authentifizierung (MFA) ein?
- Gehen Sie zu https://mysecurityinfo.microsoft.com.
- Wählen Sie die bevorzugte Methode (z. B. Authenticator-App).
- Folgen Sie den Anweisungen zur Einrichtung.
24. Wie aktualisiere ich Microsoft Teams manuell?
- Klicken Sie in Teams oben rechts auf Ihr Profilbild.
- Wählen Sie "Nach Updates suchen".
- Teams prüft automatisch auf Updates und installiert diese bei Bedarf.
Wenn Sie weitere Fragen haben oder eine Schulung wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Support oder an IT Consulting Cologne: hilfe@itconsulting.cologne